C-Specialist
eFact
eFact • CONFIDENTIEEL
Documentatie nexuzhealth • 30/06/2025 2/8
1. eFact: module voor facturatie via 3de
betalersysteem.
De patiënt betaalt enkel het remgeld en het eventuele supplement. Het deel mutualiteit wordt apart betaald
door de betreffende mutualiteiten (verzekeringsinstellingen/VI’s).
Bij gebruik van eFact kunnen onderstaande acties onderscheiden worden:
● Configuratie eFactmodule.
● Maak factuur/rekening.
● Stuur facturen naar mycarenet (en via mycarenet naar de betreffende VI’s, maximaal 1x per dag per
arts).
● Volg de betalingen door de VI’s op.
2. Configuratie eFact module.
Om gebruik te maken van eFact dienen eerst een aantal parameters ingesteld te worden:
Om het eFact configuratiescherm te openen:
● Kies Routine - Rekeningen.
● Kies onderaan de knop “eFact”.
● Kies onderaan links de knop “Configuratie efact”.
● Het elektronisch sturen van de facturen naar mycarenet dient steeds op dezelfde PC te gebeuren voor
dezelfde arts. Daarom dient dit éénmalig ingesteld te worden via de knop “Deze computer instellen voor
eFact”.
eFact • CONFIDENTIEEL
Documentatie nexuzhealth • 30/06/2025 3/8
De naam van de gekozen computer wordt vervolgens weergegeven in het veld “Computer(naam) die ingesteld
is voor eFact”.
Indien gewenst kan dit ongedaan worden via de knop “Deze computer NIET meer gebruiken voor eFact”.
● Kies de conventie van de dokter:
● Vul het bankrekeningnummer in ( BIC en IBAN) waarop de VI’s het deel mutualiteit mogen storten. Deze
velden mogen geen spaties bevatten! Vul de gegevens voor VI 100 in en kopieer deze eventueel m.b.v.
onderstaande knop naar de andere VI’s:
In het dokter configuratiescherm kan er ingesteld worden welk type factuur “standaard” aangemaakt dient te
worden bij het aanmaken van een nieuwe factuur:
● eFact
● eAttest
● Niet Elektronisch (op papier) (bv. Tijdens een technische storing).
Het dokter configuratiescherm kan opgeroepen worden via licentie - licentie parameters -> kies de gewenste
eFact • CONFIDENTIEEL
Documentatie nexuzhealth • 30/06/2025 4/8
dokter in de lijst en ga naar de 2de tab:
3. eFact factuur aanmaken.
Ga naar de patiënt waar u een eFact wenst te maken. Klik op .
Kies het type factuur (eFact, eAttest,Niet Elect.). De standaardwaarde kan in het dokter scherm ingesteld worden
(zie hierboven).
De status van een eFact factuur wordt weergegeven linksboven in het scherm, met als mogelijke waarden:
● 1= Te verzenden
● 2=Verzonden
● 3=Error
● 4=Gefactureerd
Een nieuwe factuur krijgt status “1=Te verzenden”.
Kies de prestaties met bijhorende velden (kiezen van prestaties, opleg, enz… verloopt volledig analoog aan het
maken van een factuur voor eAttest of voor een papieren afdruk. Zie uitleg over rekeningen en eAttest).
Wanneer de factuur op “Afgewerkt” (aanvinken) wordt gezet zal deze mee verstuurd worden met de volgende
zending (zie verder: Stuur facturen naar mycarenet), eerder niet.
Er wordt automatisch een uniek factuurnummer aangemaakt.
eFact • CONFIDENTIEEL
Documentatie nexuzhealth • 30/06/2025 5/8
4. Stuur facturen naar mycarenet.
Om het eFact facturen te kunnen doorsturen naar mycarenet:
● Kies Routine - Rekeningen
● Kies onderaan de knop “eFact”.
● Kies onderaan de knop “Klaarstaande facturen naar Fact sturen”.
Alle eFact facturen met status “Te verzenden” worden “gebundeld” in telkens één zending per VI en vervolgens
verstuurd naar mycarenet. Vanuit mycarenet worden de facturen doorgestuurd naar de respectievelijke VI’s.
5. Volg de betalingen van de VI’s/zendingen op.
De zendingen die verstuurd zijn naar mycarenet worden gecontroleerd bij mycarenet en vervolgens bij de
betreffende VI. Vervolgens worden eventuele fouten elektronisch meegedeeld en worden de aanvaarde en
geweigerde bedragen meegedeeld. Via de knop “Status eFact zendingen opvragen” wordt deze informatie
opgehaald en bewaard in C-specialist. Deze info wordt getoond in de tabellen “Zendingen” en “Facturen” in het
scherm “eFact overzicht”. Er is geen beperking op het aantal keren dat deze info opgevraagd mag worden bij
mycarenet.
Belangrijkste kolommen in de tabel “Zendingen”:
● Afgewerkt: “False/true”. Wordt automatisch op “true” gezet wanneer een zending volledig betaald
werd. Dit veld is aanpasbaar. Bv. Wanneer een zending niet volledig betaald is omwille van fouten in de
gerelateerde facturen, waarbij de gebruiker zich neerlegt, kan deze op “Afgewerkt” gezet worden.
Boekhoudkundig wordt enkel het “Aanvaarde bedrag” meegeteld bij de inkomsten.
● Datum: Datum van de zending: Dit is de datum van de oudste factuur in de zending.
● ZendingNR: Uniek nummer per arts per VI per jaar. Dit nummer wordt aan het begin van het jaar terug
op “1” gezet. De groene kleur geeft aan dat er in deze kolom kan geklikt worden. In dit geval om de aan
de geklikte zending gerelateerde facturen op te halen in de “Facturen” tabel (onder de tabel
“Zendingen”). De facturen die deel uitmaken van een zending kunnen opgevraagd worden door in de
kolom “ZendingNR” te klikken op de gewenste “zendinglijn”. Deze facturen worden weergegeven in de
tabel “Facturen”. Vanuit deze tabel kan een bepaalde factuur geopend (en eventueel aangepast)
worden via de knop “Open Factuur”.
● Status: Van de zending: 1=Verzonden, 2=Ontvangen door VI, 3=Volledig, geweigerd, 4=Deels betaald,
5=Volledig betaald
● Error text: Eventuele meegedeelde errors.
● Bedrag zending: Totaal van het bedrag mutualiteit van alle facturen in de zending.
● Geweigerd bedrag: Totaal van het bedrag dat geweigerd werd. Kijk ook naar de Error tekst dan en
probeer de betreffende facturen te corrigeren.
● Aanvaard bedrag: Totaal van het bedrag aanvaard werd door de mutualiteit.
● Gezien: Is aanpasbaar. Dit is een hulpmiddel om de zendingen op te volgen.
eFact • CONFIDENTIEEL
Documentatie nexuzhealth • 30/06/2025 6/8
● Input Reference: Een unieke referentie die door mycarenet wordt toegekend. Wordt gevraagd bij een
eventuele vraag aan de VI.
● Bankref.: De betalingsreferentie die bij de betaling terug te vinden is op het bankafschrift.
Vanuit het scherm “eFact overzicht” kunnen de facturen ook opgehaald worden in de tabel “Facturen”, via de
knop “Facturen ophalen”. De velden/parameters:
en laten toe om de gewenste facturen te selecteren.
Via de knop “Open Factuur” kan de geselecteerde factuur geopend worden en eventueel aangepast worden.
Belangrijkste kolommen in de tabel “Facturen”
Status: Van de eFact factuur:
1=Te verzenden
2=Verzonden
3=Error
4=Gefactureerd
Afgew: Factuur is al dan niet afgewerkt.
Mutualiteit: Bedrag mutualiteit. Remgeld en totaal wordt ook weergegeven.
In de eFact factuur wordt de status van de factuur getoond en de eventuele error:
Een factuur met status “3=Error”, staat initieel altijd op “Niet afgewerkt”: .
Na eventuele correctie in het Rekening/factuur scherm, mag de vink “Afgewerkt” terug “aan” gezet worden en
daarna “OK” kiezen. Hierdoor wordt de status van de factuur van “3=Error” op “1=Te versturen” gezet, en zal de
(gecorrigeerde) factuur opnieuw verstuurd worden bij de volgende verzendingsopdracht.
Opmerkingen
● eFact facturen kunnen maar maximaal 1x/dag per arts verstuurd worden.
● Er mogen facturen die maximaal 2 jaar oud zijn verstuurd worden. Vanzelfsprekend mogen facturen
maar 1x verstuurd worden (ofwel via eFact ofwel via papier ofwel via eAttest).
● Hoe minder vaak er verstuurd wordt, hoe groter de zendingen worden (er worden facturen over een
langere periode verzameld).
● Wanneer een zending volledig geweigerd of deels geweigerd wordt, dan worden de facturen die deel
uitmaken van deze zending, waarvoor er geen errors ontvangen worden opnieuw op “Te verzenden”
gezet. Deze facturen worden bij de volgende verzending opnieuw verstuurd, in een nieuwe zending. De
facturen met een error dienen gecorrigeerd te worden.
● Het scherm eFact overzicht bundelt de mogelijkheid om eFact facturen te versturen, de status van de
eFact • CONFIDENTIEEL
Documentatie nexuzhealth • 30/06/2025 7/8
zendingen op te vragen, zendingen op te halen, facturen op te halen. De kolommen van de tabellen
kunnen gesorteerd worden door op de kolomtitel te klikken.
